Demande de devis maintenance de bornes

Vous voulez un devis de maintenance pour vos bornes de recharge. Sur ce site, on parle de proposition écrite : c’est le document que vous recevez avant tout engagement. Pour la demander, quelques lignes suffisent. Chaque information que vous donnez change ce que la proposition contiendra. Cet article vous dit quoi indiquer, pourquoi chaque information compte, et ce que vous recevez en retour.

Que faut-il envoyer pour demander un devis de maintenance de bornes ?

Le minimum tient en quatre informations : le nombre de bornes, leurs marques, le lieu et l’usage des places. Ajoutez le modèle de chaque borne, en plus de la marque.

Le formulaire du site reste court. Il demande votre nom ou celui de votre société, un téléphone, une adresse e-mail et l’offre choisie. Un champ « Votre installation » reçoit la description de votre parc. C’est ce champ que cet article vous aide à remplir.

Pour un parking de salariés, une flotte ou plusieurs sites, l’offre qui correspond est le contrat entreprise. Son tarif est affiché « Sur devis » : le prix dépend de votre installation.

Le tableau ci-dessous résume ce qu’il faut indiquer. Les sections suivantes expliquent chaque ligne.

Quand vous êtes prêt, vous pouvez décrire votre parc depuis la page d’accueil.

Pourquoi le nombre de bornes et de sites change-t-il la proposition ?

Le prix d’un contrat de maintenance dépend de votre installation : le nombre de bornes, le nombre de sites et la fréquence des visites. Quelques bornes dans un même parking et un parc étalé sur plusieurs adresses ne représentent pas la même installation.

Il n’existe pas de rythme unique de visites. La fréquence est planifiée avec vous, puis écrite dans la proposition. Le contrat suit ensuite votre parc, avec ses bornes, ses sites et cette fréquence.

Comptez aussi ce qui se trouve derrière les bornes. Au sens du décret n° 2017-26, une infrastructure de recharge comprend, au-delà des bornes, les « circuits d’alimentation électrique » et les coffrets de pilotage et de gestion. Autrement dit, les câbles qui amènent le courant jusqu’aux bornes et les coffrets qui les pilotent font partie de l’ensemble. Le contrat entreprise contrôle d’ailleurs les bornes et l’installation électrique qui les alimente.

En pratique, notez pour chaque site son adresse et le nombre de bornes. Si vous savez quel tableau électrique ou quel coffret les alimente, mentionnez-le aussi. Ce détail donne une idée plus juste de l’installation à contrôler.

Pourquoi indiquer la marque et le modèle de chaque borne ?

Parce que ce qui peut être couvert se confirme avant tout engagement, à partir de la marque et du modèle. Indiquez les deux : la marque dit qui fabrique la borne, le modèle dit de quel appareil il s’agit exactement.

Où les lire ? Sur la plaque de la borne, l’étiquette d’identification fixée sur l’appareil. Elle porte aussi le numéro de série, l’identifiant unique de chaque borne. Vous n’avez pas besoin de le recopier pour faire votre demande. En revanche, tenir une fiche par borne (emplacement, référence du modèle, numéro de série) rend votre parc lisible.

Vos bornes ont été posées par un autre installateur ? La démarche est la même : indiquez la marque et le modèle, nous vous confirmons ce que nous pouvons couvrir.

Votre parc mélange plusieurs marques ? Précisez-le site par site. Une liste simple suffit, par exemple : « Site principal : bornes de telle marque, tel modèle ; site secondaire : autre marque, autre modèle ».

Pourquoi décrire l’usage de vos places ?

Parce que c’est l’usage qui dit quelles règles s’appliquent. Pour savoir si le contrôle annuel des bornes s’applique, le critère est l’accès à vos places, pas le statut de votre entreprise. Trois situations se rencontrent : des places pour vos salariés, des places accessibles à des visiteurs ou des clients, des places pour votre flotte.

Le socle : le Code du travail

Tout parking qui est un lieu de travail relève du Code du travail, même s’il est fermé au public. Vos installations électriques, bornes comprises, y font l’objet de surveillance et de maintenance. Le texte n’en fixe ni le rythme ni le contenu. Le même Code demande aussi une vérification périodique de ces installations.

Ce qui peut s’ajouter : le contrôle des bornes ouvertes au public

Le décret n° 2017-26 considère comme ouverte au public une borne dont la place est « physiquement accessible au public, y compris moyennant une autorisation ou le paiement d’un droit d’accès ». Si des visiteurs ou des clients peuvent se garer aux places, même avec une autorisation, un contrôle au moins une fois par an, par une personne ou un organisme compétent, s’ajoute. Un marquage daté visible l’accompagne.

Un parking réservé à vos salariés n’entre pas dans ce cadre : seules certaines personnes peuvent y accéder. Le décret prévoit par ailleurs trois exclusions expresses. L’une vise les points réservés aux véhicules en service d’une même entité, installés dans son enceinte : votre flotte, pas les voitures personnelles de vos salariés. Enfin, si un parking est à la fois ouvert au public et lieu de travail, les deux textes s’appliquent ensemble.

Décrivez donc qui se gare et comment on accède aux places (barrière, badge, accueil). Vous pouvez aussi préciser, par exemple, à quelles heures les places sont accessibles. Ces détails répondent à la question de l’accès. À partir de l’usage décrit, nous vous disons dans quel cas vous êtes. Pour aller plus loin, lisez notre article sur les obligations d’une borne ouverte au public.

Quels documents rassembler, et que faire s’il en manque ?

Vos papiers disent d’où part votre installation. Ils se rangent en deux familles.

Les pièces tenues par l’employeur

D’abord le registre des vérifications. Il reçoit les résultats des vérifications, ainsi que les justifications des travaux faits pour corriger les défauts relevés. Les rapports de l’organisme accrédité y sont annexés. Il peut être tenu sous forme numérique, à condition de rester aussi facile à contrôler qu’un registre papier. Ensuite le dossier technique : le maître d’ouvrage, c’est-à-dire celui qui a commandé les travaux, l’établit et le remet à l’employeur. Il décrit l’installation électrique réalisée. Quand des circuits sont ajoutés, par exemple pour des bornes, l’employeur le complète.

Les pièces de la pose

Au moins un référentiel de qualification des installateurs de bornes attend, à la pose, quatre pièces. Une notice en français. Un procès-verbal de réception, établi entre l’installateur et le client : c’est le document par lequel le client accepte les travaux. Un devis descriptif. Une facture précisant les caractéristiques de la borne. Cette liste vient d’un référentiel qualité, pas d’un texte de loi. S’y ajoute l’attestation de conformité, si elle existe : elle n’est pas due pour toutes les installations d’entreprise. Remplie par l’installateur, elle est visée par le Consuel. Elle ne remplace pas la vérification du Code du travail.

Pourquoi ces pièces comptent

Le dernier rapport de vérification et ses observations montrent les écarts relevés. Or le contrat de maintenance prépare justement la prochaine vérification. La date de mise en service compte aussi : l’installation se juge en principe aux règles de conception applicables à cette date. Le procès-verbal de réception ou la facture permettent de la situer.

Il vous manque des pièces ? Vous pouvez tout de même faire votre demande. Indiquez les pièces dont vous disposez et celles qui manquent. Un manque se dit dès le départ, et la proposition tient compte de la documentation disponible.

Préparer sa demande en cinq étapes

1. Compter

   le nombre de bornes, site par site, avec l’adresse de chaque site.

2. Relever

   la marque et le modèle, sur la plaque de chaque borne.

3. Décrire

   qui se gare sur les places et comment on y accède.

4. Lister

   les pièces retrouvées, et celles qui manquent.

5. Écrire

   quelques lignes dans le champ « Votre installation » du formulaire.

Que contient la proposition écrite que vous recevez ?

La proposition est établie après un échange avec vous. Elle précise quatre choses : les contrôles réalisés, la fréquence des visites, la forme du rapport et le prix. Pour les bornes que nous n’avons pas posées, ce qui peut être couvert vous est confirmé avant tout engagement. Ensuite, vous décidez.

Si vous acceptez, les visites de contrôle sont planifiées avec vous. Un rapport écrit est remis après chaque visite : il vous sert pour vos audits et pour votre assureur. Les écarts constatés font l’objet de recommandations écrites. Rien ne vous engage avant votre accord écrit.

Une limite, enfin : le contrat ne remplace pas la vérification périodique du Code du travail. Il la prépare, pour que vous y arriviez préparé.

Préparer sa demande de proposition

1. Quelques lignes suffisent : nombre de bornes, marques, lieu, usage des places.
2. Indiquez le modèle de chaque borne, en plus de la marque.
3. L’usage des places dit si le contrôle annuel des bornes ouvertes au public s’ajoute au Code du travail.
4. Indiquez les pièces dont vous disposez, et celles qui manquent.
5. La proposition écrite précise les contrôles, la fréquence des visites, la forme du rapport et le prix.
6. Aucun engagement avant votre accord écrit.

Questions fréquentes