Contrat groupe : bornes des salariés

Votre entreprise a équipé son parking de bornes de recharge. Elle aide aussi des salariés à s’équiper chez eux. Qui entretient tout ce parc ? Un seul contrat est possible, sachant que le parking et le domicile ne suivent pas les mêmes règles. Cette page explique, étape par étape, comment construire ce contrat groupe. C’est un mode d’emploi, pas une offre.

Qu’appelle-t-on un contrat groupe pour les bornes des salariés ?

Un contrat groupe, c’est un seul contrat de maintenance qui couvre, pour un même employeur, les bornes de ses parkings et celles installées chez ses salariés.

Ce n’est pas une catégorie de la loi. Aucun texte relu ne le définit ni n’en fixe les clauses.

On peut rapprocher un contrat de maintenance de ce que le Code civil appelle le louage d’ouvrage : « Le louage d’ouvrage est un contrat par lequel l’une des parties s’engage à faire quelque chose pour l’autre, moyennant un prix convenu entre elles. »

Trois acteurs se croisent :

• l’employeur, qui signe et choisit le périmètre ;
• le prestataire, qui réalise la maintenance ;
• le salarié, qui ne signe pas ce contrat, mais chez qui l’on intervient.

Le contrat groupe reprend le socle décrit dans ce que couvre un contrat de maintenance et l’étend aux domiciles.

Parking et domiciles : pourquoi deux régimes dans un même contrat ?

Au parking, les règles du Code du travail sur les lieux de travail s’appliquent. Pour ces règles, un lieu de travail comprend « tout autre endroit compris dans l’aire de l’établissement auquel le travailleur a accès dans le cadre de son travail ». Le parking en fait partie dès lors qu’il est compris dans l’aire de l’établissement et que vos salariés y ont accès pour leur travail.

Les installations électriques, bornes comprises, y font donc l’objet de « mesures de surveillance » et d’opérations de maintenance « en temps utile ». L’employeur doit aussi, en principe, les garder conformes aux règles en vigueur à leur mise en service.

Pour le domicile, le télétravail est défini autour du travail fait « en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Parmi les obligations propres de l’employeur envers le télétravailleur, les seuls équipements cités sont les outils informatiques. Aucun texte relu ne prévoit expressément, pour la borne d’un salarié chez lui, la maintenance et les vérifications du Code du travail.

Un point reste commun : la maintenance d’une borne est faite par des professionnels habilités, quelle que soit sa puissance et où qu’elle soit.

En pratique, un contrat groupe gagne donc à distinguer deux périmètres. Au parking, les textes fixent des obligations ; au domicile, c’est le contrat qui organise tout.

Par où commencer : le périmètre et l’inventaire des bornes ?

En pratique, tout part d’un inventaire : une ligne par borne, avec son lieu (tel site, ou le domicile d’un salarié) et sa date de mise en service.

Pourquoi la date ? Une installation se juge, en principe, aux règles en vigueur à sa mise en service : un parc posé en plusieurs fois peut relever de règles différentes. Et au parking, la vérification périodique se compte à partir de la vérification initiale.

Au parking, l’inventaire se relie à deux obligations. D’abord le dossier technique : après un ajout, l’employeur le complète et le met à jour, le cas échéant. Ensuite la vérification initiale, faite par un organisme accrédité à la mise en service et après une modification de structure. Le texte ne nomme pas les bornes : en pratique, on considère qu’en ajouter au parking constitue une modification de structure.

Au domicile, en pratique, l’inventaire recense la borne de chaque salarié concerné, avec son accord. Reste à écrire à qui appartient la borne : aucun texte relu ne le fixe quand l’employeur l’a fournie ou financée.

Cet inventaire sert aussi à préparer votre demande de proposition.

Construire le contrat en cinq étapes

1. Inventaire

   chaque borne, son lieu, sa date de mise en service.

2. Deux périmètres

   le parking d’un côté, les domiciles de l’autre.

3. Qui fait quoi

   maintenance, vérification, registre.

4. Visites

   organisation au parking, accès au domicile.

5. Vie du contrat

   durée, données, départ d’un salarié.

Maintenance et vérification : qui fait quoi au parking ?

La maintenance, c’est entretenir. Le texte l’impose « en temps utile », sans rythme ni contenu. En pratique, c’est le contrat qui les précise.

La vérification périodique, c’est contrôler que l’installation reste conforme aux règles de santé et de sécurité. Elle a lieu chaque année, à compter de la vérification initiale. Elle peut passer à deux ans sous conditions (rapport précédent sans observation, ou travaux de mise en conformité faits avant l’échéance), sur décision du chef d’établissement qui en informe l’inspecteur du travail. Chaque vérification comprend l’essai de tous les dispositifs différentiels, les protections contre les fuites de courant.

Qui vérifie ? « Les vérifications périodiques sont réalisées soit par un organisme accrédité, soit par une personne qualifiée appartenant à l’entreprise […] ».

Le registre des vérifications reçoit les résultats des vérifications, initiale et périodiques, ainsi que « les justifications des travaux et modifications effectués pour porter remède aux défectuosités constatées ». L’employeur conserve les documents de vérification « des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications », sauf dispositions particulières.

En pratique, au parking, le rapport de visite peut servir de justification, au registre, des travaux faits pour lever une observation d’une vérification.

Comment organiser les visites, au parking et chez les salariés ?

Une visite ne s’organise pas de la même façon dans vos locaux et chez un salarié.

Au parking de l’entreprise

Le prestataire est, pour le Code du travail, une entreprise extérieure : il intervient « dans un établissement d’une entreprise utilisatrice, y compris dans ses dépendances ou chantiers ». L’entreprise utilisatrice, en pratique la vôtre, assure la coordination générale des mesures de prévention.

Avant l’opération, une inspection commune des lieux a lieu. S’il existe des risques d’interférence (les activités de chacun peuvent se gêner), un plan de prévention est arrêté d’un commun accord avant les travaux.

Ce plan est écrit dans deux cas. Soit les travaux doivent atteindre 400 heures, tous intervenants extérieurs compris, « sur une période inférieure ou égale à douze mois ». Soit, quelle que soit la durée, ils figurent sur une liste de travaux dangereux, qui vise notamment les « Travaux exposant au contact avec des pièces nues sous tension supérieure à la T. B. T. » (la très basse tension).

À prévoir au contrat : qui organise l’inspection commune et, le cas échéant, le plan de prévention. En pratique, on additionne les heures prévisibles de tous les intervenants sur douze mois au plus, et on refait le calcul en cours de route.

Chez le salarié

Ce régime vise l’établissement de l’entreprise, pas un logement. Chez le salarié, c’est lui qui ouvre sa porte. Le Code civil pose le principe : « Chacun a droit au respect de sa vie privée. » En pratique, on entre avec l’accord de l’occupant.

En pratique, l’accès au domicile se prévoit avec le salarié : créneau, présence, accès au tableau électrique. Aucun texte relu ne l’organise.

Données de recharge : que prévoir si une borne transmet des informations ?

Cette partie ne vous concerne que si une borne remonte des données à l’employeur ou à un prestataire.

Une donnée personnelle, c’est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». En pratique, les recharges d’une borne installée chez un salarié identifié se rapportent à lui.

Ces données doivent servir un but déterminé et rester « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Tout traitement repose sur une base légale, à choisir selon la situation. Le salarié est informé, notamment du but et de cette base légale.

Si un prestataire traite ces données pour le compte de l’employeur, le règlement européen sur les données (RGPD) l’appelle sous-traitant. Un contrat (ou un autre acte juridique) est alors obligatoire. Il définit notamment l’objet et la durée, la nature et la finalité du traitement, les types de données, les catégories de personnes concernées, les droits et obligations du responsable du traitement. Il prévoit aussi des engagements du sous-traitant, dont celui de ne traiter les données que sur instruction documentée du responsable du traitement. Selon la CNIL, les rôles s’apprécient au cas par cas.

À prévoir au contrat, si une borne transmet des données : la finalité, les données strictement utiles, l’information du salarié et, le cas échéant, les clauses que le RGPD impose au sous-traitant.

Durée, sous-traitance, départ d’un salarié : que doit préciser le contrat ?

Des salariés arrivent, partent ou déménagent : le contrat le prévoit dès le départ.

Avant de signer, la partie qui connaît une information déterminante pour le consentement de l’autre doit la lui donner, si l’autre l’ignore légitimement ou lui fait confiance. Ce devoir vaut dans les deux sens. Le Code civil précise : « Les parties ne peuvent ni limiter, ni exclure ce devoir. » Le texte ne dresse pas de liste : il vise les informations qui ont « un lien direct et nécessaire avec le contenu du contrat ou la qualité des parties ». En pratique, l’inventaire en est une bonne base.

Sur la durée, pas d’engagement perpétuel. À durée indéterminée, chaque partie peut y mettre fin en respectant le préavis prévu ou, à défaut, un délai raisonnable. À durée déterminée : « Nul ne peut exiger le renouvellement du contrat. »

Sur les pièces, le Code civil permet de convenir que l’entrepreneur fournit seulement son travail, ou aussi la matière. À prévoir au contrat : pièces fournies ou non.

Sur la sous-traitance, la loi de 1975 impose au prestataire qui confie une partie du travail de faire accepter chaque sous-traitant par le « maître de l’ouvrage », c’est-à-dire, en pratique, l’employeur.

Reste le départ d’un salarié, son déménagement ou son changement de véhicule. Aucun texte relu ne dit ce que deviennent alors la borne ou le contrat. À prévoir au contrat : le retrait de la borne du périmètre, le préavis, le sort des documents.

Construire un contrat groupe, en bref

1. Un seul contrat pour les bornes du parking et celles des salariés chez eux.
2. Aucun texte relu ne le définit : ses clauses s’écrivent entre employeur et prestataire.
3. Au parking, maintenance, vérification périodique et registre suivent le Code du travail.
4. Au domicile, le contrat organise visite et accès, avec le salarié.
5. Données, durée, pièces et départ d’un salarié se décident par écrit.

Questions fréquentes