Registre de vérification de vos bornes

Votre entreprise a des bornes de recharge sur son parking. Elles ont peut-être déjà été vérifiées. Mais le jour où l’on vous demande les papiers, lesquels sortir, et où les trouver ? Ce guide fait le tri. Il présente les trois documents prévus par les textes, ce qu’on y range, et qui peut les consulter. Il liste aussi les pièces qu’un parc bien tenu garde en plus, par bonne pratique et sans obligation.

Les papiers de vos bornes : trois documents prévus par les textes, et des pièces utiles

Une borne de recharge fait partie de l’installation électrique de votre établissement. Elle est donc concernée par les vérifications électriques du Code du travail. Nous les avons détaillées dans notre article sur la vérification annuelle de vos bornes. Ici, on parle seulement des documents.

Le tableau ci-dessous résume qui fait quoi. Gardez-le sous la main pour ranger le classeur ou le dossier partagé des services généraux.

Le registre des vérifications : ce qu’on y inscrit

Le registre des vérifications est le document central. L’article R. 4226-19 du Code du travail dit ce qu’il contient : « Les résultats des vérifications prévues aux articles R. 4226-14 et R. 4226-16 ainsi que les justifications des travaux et modifications effectués pour porter remède aux défectuosités constatées sont consignés sur un registre. »

En clair, deux choses. D’abord, les résultats des vérifications : la vérification initiale, faite à la mise en service ou après une modification de structure de l’installation (par exemple l’ajout de circuits), puis les vérifications périodiques. Ensuite, un point souvent oublié : la justification des travaux faits pour corriger les défauts relevés.

Prenons un exemple. Le rapport de l’organisme contient une observation sur le dispositif de protection d’une borne. Vous faites corriger ce point. Le compte rendu daté des travaux, ou une facture qui les décrit, peut servir de justification. Rangé au registre, il montre que l’écart a été traité.

Quand la vérification est faite par un organisme accrédité, c’est-à-dire un organisme reconnu officiellement pour ce type de contrôle, son rapport est annexé au registre. Après une vérification, initiale ou périodique, il doit vous le transmettre au plus tard cinq semaines après la fin de la vérification.

Et si une personne qualifiée de l’entreprise fait la vérification périodique, comme le texte le permet ? Les résultats vont quand même au registre.

Combien de temps garder ces documents ? L’article D. 4711-3 du Code du travail, en vigueur depuis le 16 mars 2009, pose la règle générale, sauf dispositions particulières. L’employeur conserve les documents des vérifications et contrôles mis à sa charge au titre de la santé et de la sécurité au travail « des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications ». Les vérifications électriques font partie de ces vérifications.

En pratique, les deux conditions s’additionnent. Avec une vérification chaque année, vous gardez les rapports des cinq dernières années, ce qui couvre largement les deux derniers. Si les vérifications sont plus espacées, par exemple quand l’une a pris du retard, les deux derniers rapports peuvent remonter à plus de cinq ans : vous les gardez quand même. Gardez aussi, pendant la même durée, la justification des travaux qui les accompagne.

Le registre peut être un classeur papier. Il peut aussi être tenu sous forme informatique, dans les conditions prévues par le Code du travail (voir la question fréquente plus bas). L’employeur peut enfin réunir plusieurs registres en un registre unique, si cela facilite leur conservation et leur consultation (article L. 4711-5 du Code du travail).

Tenir son registre au fil de l’année

1. Recevoir le rapport

   après une vérification, l’organisme accrédité l’envoie au plus tard cinq semaines après la fin de la vérification.

2. L’annexer

   le rapport rejoint le registre, à la date de la vérification.

3. Traiter les observations

   faire corriger les écarts relevés dans le rapport.

4. Ranger la justification

   compte rendu daté ou facture de ces travaux, avec le registre.

5. Préparer la suite

   noter la date de la prochaine vérification.

Le dossier technique : la carte d’identité de l’installation

Le dossier technique décrit votre installation électrique et ses caractéristiques. L’article R. 4215-2 du Code du travail le confie au maître d’ouvrage. Le maître d’ouvrage, c’est celui qui fait réaliser les travaux. Le texte le distingue de l’employeur : ce peut être votre entreprise, si elle commande elle-même la pose, mais pas forcément. Le maître d’ouvrage établit ce dossier et le transmet à l’employeur. Ce dossier fait partie du dossier de maintenance des lieux de travail.

Et quand vous ajoutez des bornes ? De nouveaux circuits électriques sont créés. L’article R. 4226-6 prévoit alors : « Le cas échéant, l’employeur complète et met à jour le dossier technique prévu à l’article R. 4215-2. » Le texte dit bien « le cas échéant » : il ne dit pas que c’est systématique.

En pratique, l’organisme qui vient vérifier des bornes demande en général plusieurs pièces. Les notes de calcul, c’est-à-dire les calculs qui ont servi à concevoir l’installation. Les schémas unifilaires, c’est-à-dire le plan électrique simplifié de l’installation. Et le dossier des ouvrages exécutés (DOE). Attention : c’est ce que l’organisme demande en pratique, pas le contenu légal du dossier technique. Ne confondez pas le DOE avec le dossier technique du Code du travail.

Le bon réflexe : réclamer ces pièces à l’installateur le jour de la réception des travaux. Les retrouver bien plus tard est souvent plus difficile.

Passer à deux ans : la lettre recommandée à garder

En principe, la vérification périodique a lieu chaque année. Elle peut passer à deux ans dans deux cas : le rapport précédent ne contient aucune observation, ou les travaux de mise en conformité ont été faits avant l’échéance. Ces conditions sont détaillées dans notre article sur la vérification annuelle, cité plus haut.

Pour en profiter, le chef d’établissement doit prévenir l’inspecteur du travail par lettre recommandée avec accusé de réception. Il y joint les éléments qui prouvent qu’il n’y a pas de non-conformité, ou qu’elles ont été levées. Le cas échéant, l’envoi comprend aussi l’avis des représentants du personnel (le texte, de 2011, parle du CHSCT et des délégués du personnel, remplacés depuis par le CSE).

Une fois envoyée, gardez une copie de cette lettre et son accusé de réception avec le registre. Les ranger ensemble est une bonne pratique. Vous pouvez ainsi montrer, à tout moment, pourquoi la vérification suivante arrive au bout de deux ans et non d’un an.

Qui peut consulter ces documents

Plusieurs personnes peuvent consulter vos documents de vérification. Le Code du travail le prévoit aux articles L. 4711-3 et L. 4711-4.

Lors de leurs visites, les agents de contrôle de l’inspection du travail y ont accès. Les agents du service de prévention des organismes de sécurité sociale aussi. Ces documents sont également communiqués aux membres du CSE et au médecin du travail, dans des conditions fixées par la réglementation.

L’inspection du travail peut aussi demander une vérification. Son agent de contrôle peut demander à l’employeur de faire vérifier tout ou partie de ses installations par un organisme accrédité (article R. 4722-26 du Code du travail). Cette vérification suit alors les conditions d’une vérification initiale.

Côté assurance, la logique est différente. Certains assureurs demandent un document appelé Q18. Cela relève du contrat d’assurance, pas d’une obligation légale : nous l’expliquons dans notre article sur le Q18 demandé par certains assureurs.

Côté exploitation : ce qu’un parc bien tenu garde en plus

Soyons clairs : aucune des pièces qui suivent n’est imposée par le Code du travail au titre du registre. Mais elles rendent service au quotidien. Un parc bien tenu les range à côté du registre :

• les rapports de visite de maintenance, datés ;
• l’attestation de conformité Consuel, quand elle a été établie ;
• la notice de la borne en français ;
• le procès-verbal de réception signé avec l’installateur ;
• le devis descriptif et la facture qui précisent les caractéristiques de la borne.

Pourquoi s’en soucier ? D’abord pour préparer la visite de l’organisme : il trouve plus vite ce qu’il cherche. Ensuite pour reprendre un parc, par exemple après un changement de responsable des services généraux. Enfin pour suivre une autre obligation. L’article R. 4226-7 prévoit que les installations électriques « font l’objet de mesures de surveillance et donnent lieu en temps utile aux opérations de maintenance ». Il ne fixe ni rythme ni contenu. Des rapports de visite datés aident à montrer ce suivi. Pour faire le point sur ce que vous gardez déjà, vous pouvez décrire votre parc depuis notre page d’accueil.

Un rapport de visite de maintenance n’est pas à annexer obligatoirement au registre. Mais s’il décrit des travaux qui ont corrigé une observation de l’organisme, il peut servir de justification de ces travaux.

Les papiers de vos bornes en bref

1. Le registre reçoit les résultats des vérifications et la justification des travaux faits sur les écarts relevés.
2. Les rapports de l’organisme accrédité sont annexés au registre.
3. Le dossier technique se complète quand vous ajoutez des bornes, le cas échéant.
4. Durée de conservation : les documents de vérification des cinq dernières années, et en tout cas les deux derniers rapports (article D. 4711-3).
5. Garder la lettre recommandée du passage à deux ans avec le registre : bonne pratique.
6. Inspection du travail, agents de prévention de la sécurité sociale, CSE et médecin du travail ont accès aux documents de vérification.
7. Rapports de maintenance, notice et procès-verbal de réception : bonne pratique, pas obligation.

Questions fréquentes